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Project Management Office(PMO)是什么

 

2015/3/10 23:58:38

 

 Project Management Office(PMO)项目管理办公室被很多组织所关注,把项目管理作为提高企业竞争力的基础。很多国内企业已经不仅仅将重点放在提高项目经理的个人技能,同时将组织整体的项目管理能力建设作为今后的发展目标。项目管理体系的建立,项目管理方法论、流程、制度的形成,都是其发展组织项目管理能力的具体体现。另外还成立了相关的管理部门,如:项目管理部,项目管理中心,项目管理办公室等,对项目进行整体管理、监控、支持、项目经理培训等,这些部门这就是我们所说的PMO(Project Management Office)。

  但是,PMO如何在企业中发挥作用,它在项目管理过程中处于什么样的角色,应该赋予什么样的职权?不同组织的定义不同,甚至在组织内部也在争执不休。下面摘录一些组织对于PMO职能定义:

  * 执行项目文档的收集和督促项目经理按照公司的项目管理的制度来执行项目。

  * 类似于项目经理部,将所有的项目经理集中在这一个部门内,在项目执行过程中该部门成员担任项目经理的角色。

  * 类似于项目项目控制部门,要求所有的项目控制,计划审批等都通过此部门来进行。

    上述描述中哪种是PMO职能的准确描述?如何来定义PMO?其作用又是什么呢?这确实是很值得探讨的问题。

  PMO是什么?

  目前各界对于PMO的争议一直没有间断,对于PMO的定义也不完全相同,但目前普遍接受的一种定义是:PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果,同时项目成功的机率是上升的。PMO是组织内部项目管理最优实践的中心,是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。简单的说,PMO可以达到以下作用:   

  * 建立组织的项目管理的制度标准。

  * 在组织内部增强沟通,平衡资源的使用。

  * 提高员工的项目管理水平,提高组织的项目成功率。

  PMO在组织中的角色

  PMO是组织项目管理的核心,它在组织中起着至观重要的作用,通常情况下,会充当以下3个角色:

  第一种角色:作为项目管理的支持者。PMO主要为项目管理提供管理支持、行政支持、培训、咨询顾问、技术服务、知识管理等支持服务。这种角色以低调和辅助者的身份出现,容易得到项目经理的认可,不容易引起太多的反对和权力究争,作为PMO的刚刚起步阶段,这种方式容易得以实施和执行。

  第二种角色:作为项目的控制者。在这种情形下,PMO拥有很大的权力,他相当于代表公司的管理层,对于项目进行整体的管理和控制,保证项目的顺利执行,以实现项目的目标和组织的目标。这时PMO的工作可以包括:资源的分配、计划的审批,项目的检查和分析等。PMO为组织的项目分配所需要的资源,确保组织资源在项目中使用的最优化;同时对每一个所支持项目的项目计划负责,进行项目计划的审核,保证项目计划的可行性和最优化;另外还需要持续监控项目,确保项目按照计划执行,并能够成功完成。

    第三中角色:作为项目战略的管理者。在这种情形下,PMO需要制定整个公司的项目管理制度和构架项目管理的体系。包括:为组织开发和选用适用的项目管理方法论、流程和工具,并形成统一的标准;建立组织的项目管理文化,证明项目管理的价值,形成项目管理的统一认识,并在组织内部推行项目管理的标准;进行项目群管理(Project Portfolio Management),确保所有要执行的项目能够围绕着组织的目标,并且能够为公司带来相应的利益。   

  在这里我们提到了项目群管理(Project Portfolio Management),什么是项目群管理呢?它可以被定义为:在一组项目中,应用一系列的知识、技能、工具、和技术以满足或超越组织投资策略的期望和要求。它是在回答,我们应该选择什么,应该放弃什么的问题?它需要实现战略需求和战术需求之间的平衡。在高层次的项目群管理中,还包括编制候选项目目录,开发用于多个项目选择时的选择和评分的标准,采用直观的显示、比选模型方法分析的方法来确认和平衡多个项目。项目管理是保证项目被正确的执行,而项目群管理是保证正确的项目被执行。  

  PMO在组织中的具体的角色和体现的职能,并非是一成不变的,或者说哪一种方式是最佳的,它需要会根据组织的具体特点和组织的结构形式不同而有所差异,另外,也需要根据组织发展的不同阶段,进行不同的定位。

  PMO的组织模式

  PMO作为组织内部一个共享部门,它的组织模式对于它在组织中的作用产生很大的影响。通常我们会根据组织的业务特点,企业文化,组织结构等不同,采用不同的组织模式。常用的组织模式有三种:支持式PMO、教练式PMO、管理式PMO。

  支持式PMO:在这种模式下,PMO作为项目管理制度和项目最佳实践的收集者,将这些信息形成知识库,供项目经理使用。这些知识库的内容包括:

  * 项目管理方法论

  * 项目管理数据库

  * 项目的历史信息

  * 项目管理软件

  * 项目管理工具和模板

  * 项目人力资源库

  * 项目管理的培训   

  它为项目设计、管理、报告提供一套方便的工具和方法,但它不参与到项目的具体实施和控制中,也不为项目实施提供更深层次的支持服务,项目经理仍然向他的职能部门经理汇报。这种模式通常会在一些控制力薄弱的总部机构中长期出现,其实在这种模式下,PMO是作为项目的支持者和部分项目战略决策者的角色出现。  

  教练式PMO:这种模式是第一种模式的延展,PMO除提供知识库外,还为项目经理提供培训和教育,并做一部分项目监督的工作。

      PMO通过采取一些主动的行为来共享一些跨职能部门的项目管理的实践,同时加强他们之间的沟通,因此项目的执行效果有明显的改观。另外PMO开始尝试实行项目群管理,但通常只是简单的输入,没有能力进行决策建议。同时会采取一系列的措施,尽力提高组织的整体项目管理能力,例如:培训不胜任的和新的项目经理,在执行能力强的项目经理和弱的项目经理之间建立起来一种导师制度等等。

  在这种模式下,PMO是一个持久的部门,有固定的员工,同时对所有的项目有一些监督的责任(但不会涉及到很详细的项目检查,也不会进行项目审批),这样,在项目经理和PMO之间就会形成一定的&ldquo虚线&rdquo的汇报关系。这种模式通常在有固定的员工和行政支持的情况下建立。概括的讲,在这种模式下,PMO主要的工作有:  

  * 提供项目管理的服务和培训。

  * 辅助进行项目计划、项目启动、项目收尾等工作。

  * 推广项目管理的方法论和流程。

  * 管理高级别的项目检查和报告。  

  管理式PMO:这种模式下,PMO是最持久和稳固的组织,它作为监控项目的内部顾问,拥有一些权威人士来评价、批准和监控组织的项目实施,此时PMO职能最全,对于项目管理的影响也最大。组织中所有的项目都将被PMO直接管理和监控,甚至有时所有的项目经理都是共享的,PMO会根据公司项目的需要,将项目经理分配到项目中去,而不受职能部门和业务领域的限制。

  在这种模式下,PMO对组织所有的项目进行管理,包括:评定项目范围,分配项目资源,核实项目进度、费用、风险,在项目执行前对项目假定施加影响。PMO还进行高层次的项目群管理,根据组织的目标、资源状况、收益预期等来有效选择项目。概括的讲,这种模式下,PMO主要的工作有:

  * 执行项目的评审和项目检查

  * 参与到项目生命期的各个阶段中

  * 为项目提供项目经理和项目成员

  * 优化项目标准和方法论

  * 在整个组织范围内进行项目群管理

  组织如何来建立自己的PMO

  了解了PMO的角色和组织模式,那么对于没有建立PMO的组织,应该如何建立自己的PMO呢?我认为可以分为3个步骤:   

       第一步,建立PMO的准备,这一步工作主要是了解组织的现状,明确建立PMO的目标,及整体的规划。这个步骤的工作主要有以下几项:

  (1) 评估当前所处的环境:了解组织在项目管理方面的相关资源(员工技能、资金、项目管理工具等)现状,组织(企业文化、组织支持等)状况以及目前组织的管理模式等。

  (2) 建立PMO的愿景(vision)和使命,包括:组织的授权,PMO的模式,运作政策和执行的方法。

  (3) 明确PMO在组织内实施的目标和目的。

  (4) 开发PMO的商业模式,包括:PMO的需求,执行的战略,进展计划以及费用预算等。

  第二步,开发PMO的战略和操作计划,这一步的工作中主要是建立PMO的组织,明确组织的流程和项目管理体系和管理制度。其主要的工作包括:  

  (1) 定义PMO的组织结构和招募员工的要求。 项目经理圈子

  (2) 定义项目管理的方法论框架。

  (3) 定义PMO的运作流程。

  (4) 建立检查的流程和绩效评估标准。

  (5) 开发培训需求。

  第三步、建立PMO  

  (1) 招募员工。

  (2) 选择或开发项目管理的方法论,包括:项目管理的流程、组织设计、项目管理的方法论、项目管理的制度等。

  (3) 执行PMO的流程和程序  

    当按照上面的步骤建立起了组织的PMO后,并不是说就保持不变了,通常情况下,还会根据组织的运行情况,再次重复执行1~3步的过程,以进行PMO的改进,这个周期可以在6~12个月左右。

  在选择PMO的组织模式时,我们通常会选择从第一种模式(支持式PMO)作为起点,当发展到一定程度时(运作的成熟、项目管理价值的认可,模式限制的显现等),再进行改进,扩展其职能,升级PMO的组织模式。如果组织的决策层对于项目管理的重视程度非常高,给予PMO的权限也足够,也可以直接采用第三种模式(管理式PMO),但直接采用这种模式会对组织产生比较大的冲击,碰到的阻力也会很大。   

  对PMO所需员工的数目及技能要求,将根据PMO在组织中扮演角色和职能不同而发生变化。在支持式PMO中,方法论专家或一个项目助理将是足够的。在一些复杂的模式下,可能还需要加入一些项目经理和行政人员。在一些大型的组织中可能会有几十个的项目经理直接或间接隶属于PMO,但PMO的大小一般会在5~20人的范围内。

  在某些情况下,当难以由专职的专家组成时,也可以采用一些虚拟的组织(间接隶属于PMO的专家)来执行某些功能,如:项目管理方法论的开发和选用,项目的审批等。

  PMO必须是灵活适合当前的组织结构,除非有很强大的资源,充裕的时间和巨大的支持来改变当前的组织结构。

  PMO如何成功的发挥作用

  在建立好了PMO之后,就需要让PMO能够按照预定的权限和流程进行运作,在运作的过程中,应该注意以下事项:

  * 应该使项目管理在组织内部具有连贯性和稳固性,不能够只是作为口号的宣传或者是阶段性的工作突击。

  * 能够向组织的决策层、职能经理及员工展示项目管理的价值。这些人是PMO运作的利益关系者,只有这些人的真正支持,才能够配合PMO的运作,达到PMO的作用。

  * 能够在项目经理和决策层之间,站在中立者的角度,客观的来审视项目。

  * 能够平衡其作为项目控制和项目支持角色之间的关系。PMO的目的是为了保证项目实施的成功,而不是实现对项目人员和项目决策的控制机构。因此PMO不应该作为政策的强制执行机构出现,来管制项目的执行。应提供给项目经理一些可以使项目成功的经验,预见性的去发现一些项目管理中的问题,来配合项目经理成功完成项目。

  * 可以根据情况,进行项目群管理,保证项目是按照最优化的方式来安排和选择,能进行项目优先等级的排序,以实现组织的整体目标。

  * 重视培训和教育的作用。PMO应该为项目管理和实施人员提供系统的教育和培训,以提高他们的项目管理水平。

  * 应加强项目经理之间的沟通。可以采用定期的经验交流会、研讨会、问题解决会、时事通讯等多种形式来加强项目经理间的沟通,提高项目经理的管理水平。

  * 重视知识管理。PMO应该收集和管理项目执行的经验和教训,作为项目的历史数据信息,作为今后组织的决策依据和项目执行的参考。

    * 持续改进。应该根据现有方法论、流程、制度的应用情况和反应出来的问题,对其进行改进。这个过程应该是持续的,同时需要与其他组织进行比较(基准比较),发现自己的差距,以更加完善组织的项目管理标准。  项目管理论坛

  在实施PMO时,上述事项是大家必需关注的。另外还有一些可能会导致运作失败的内容,也不容忽视。下面我列举一些PMO实施失败的公司的经验,供大家参考:

  1. 不清楚怎么算是成功。

  2. 目标太高。

  3. 缺乏执行流程的管理层支持。

  4. 没有区分清楚内部和外部的焦点。

  5. PMO的人员技能差。

  6. 缺乏资金的支持。

  相信,经过大家的努力,PMO会在组织内部有一个健康和持续的发展,组织整体的项目管理水平能够有所提高,组织能够在当今激烈的竞争中脱颖而出,实现组织的目标。

●向后看:评价已建项目的绩效,跟踪在建项目的绩效;总结完工项目的经验,吸取失败的教训,改进项目管理流程,建立并完善项目知识库。

●向前看:根据企业或业务单元的规划策略,选择项目组合,实施项目组合管理。这包括判断项目与战略目标是否一致,确定资源能够支持的项目数量,决定项目的实施顺序,或挑选合适启动的项目,调整资源部署,评估项目对业务的影响等具体工作。一旦项目开工,PMO就持续地对每一个项目的变化进行监控。随着公司或业务单元策略优先级别的变化,项目的状况也会跟着发生变化。PMO通过对项目进行修正,加速,终止或是优先权的排序,实现对策略变化的调整。

●向上看:直接向公司主管领导或最高领导负责。区分不同项目的轻重缓急,报告项目的进展情况以及关键问题,有的PMO甚至可以在主管领导授权的前提下,独立做出决策,尤其是涉及多项目之间资源冲突时的调配。  

●向下看:在监控项目执行绩效的同时,为项目组提供专业的项目管理服务。通过PMO建立的统一的项目管理方法体系,保证所有的项目经理具有核心的项目管理技能,使用共同的方法,处理流程和工具模板。另一方面,在项目组间发生冲突时,作为沟通的桥梁,扮演项目组和主管上级领导之间缓冲的角色。

●向内看:公司其他部门与项目组沟通的窗口。协调项目组与其他业务部门之间的资源冲突,实现部门之间和项目干系人之间的良好沟通。  

●向外看:公司与外部客户沟通的窗口。在多个关联项目实施过程中,有些客户要求项目组投入更多人力,更多资源,做更多的工作以满足其高企的需求。这往往与公司的资源相矛盾,这时就需要PMO充当公司和客户之间的缓冲。另外,有的企业中的PMO也是集中采购或集中分包的平台,负责与供应商或承包商协调商务谈判及合同管理的事项。


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